Writer Serienbrief: selektive Datensatzauswahl

[Werner_RJP]

Frage an die Experten:

Ausgangspunkt:
Ich bin gerade dabei, eine Mitteilung als Serienbrief an sehr viele Mitglieder aufzubereiten. Die Adressdaten liegen als csv-Daten vor und stammen aus einer externen Datenbank, auf die ich keinen Einfluß habe.
Die inhaltliche Mittelung liegt als Text vor und soll nur an eine ausgewählte Anzahl (n) von Mitgliedern versandt werden. Das Auswahlkriterium ist bekannt. Eine unmittelbare Vorverarbeitung der Daten (als Tabelle) ist nicht empfehlenswert,
da zum Einen recht viele Daten (M) vorliegen UND zum Anderen die Volatilität der Datensätze recht hoch ist.
Die Serienbrieffunktion sowie diverse Feldbefehle sind im Serienbrief bereits erfolgreich “eingebaut”.

Das Problem:
Die Mitteilung/Brief soll nur an einen gemäß Auswahlkriterium selektierten Personenkreis (n Datensätze) gerichtet werden, die restlichen M-n Datensätze sollen nicht zur Auswertung kommen; Nacharbeiten an der erzeugten Datei kommen nicht in Frage.
Mit den Mechanismen der Feldbefehle von MS Word wäre dies eine der leichtesten Übung, jedoch tue ich mich mit den LO-Mechanismen schwer.

Wer kann eine brauchbare/machbare Lösung aufzeigen?

16-03-2020 [Edit]: Insgesamt sollen aus der erstellten Datenbank verschiedene Briefe/Texte erstellt werden Die Unterscheidung wird anhand eines Auswahlkriterium festgelgt. Das Auswahlkriterium sollte daher als Feldbefehl in der jeweiligen Textdatei festgelgt werden.

OS: WiNDOWS 10 Pro , Vers. 1909, Build 18363.720
LO Version: 6.3.5.2 (x64)
Build-ID: dd0751754f11728f69b42ee2af66670068624673
CPU-Threads: 2; BS: Windows 10.0; UI-Render: Standard; VCL: win;
Gebietsschema: de-DE (de_DE); UI-Sprache: de-DE Calc: CL

[RobertG]

Zum einen geht eine Filterung von Datensätzen natürlich besonders gut, indem die Datensätze über eine Abfrage in den Serienbrief eingebunden sind.

Wenn es sich um eine kurzfristige Lösung handelt, dann würde ich den Druckvorgang starten. Es wird im Writer nachgefragt, ob ein Serienbrief gedruckt werden soll. Die Übersicht erscheint mit einem Blick auf die Tabelle der Datenbank. Jetzt suchst Du das Feld in der Tabelle raus, das dem Auswahlkriterium entspricht. Dann setzt Du dafür den Filter. Der Druck erfolgt dann nur von den gefilterten Daten.

[Werner_RJP]

Das ist wirklich eine “quick and dirty”-Lösung. Für einfache Auswahlkriterien völlig ausreichend, jedoch versagt diese Methode bei etwas komplexeren Kriterien. Dennoch besten Dank, ich hoffe auf weitere Ideen und Vorschläge, die 1. komplexere Auswahlmöglichkeiten bieten oder 2. mit den Feldbefehlen ausgeführt werden können. (Ich habe im obigen Text noch eine weitere Umschreibung eingefügt, um das Problem etwas verständlicher zu beschreiben.)

[RobertG]

Die Filter können natürlich auch händisch definiert werden (Standardfilter).

Ich als Datenbänkler würde nie auf die Idee kommen, so etwas auf die Feldbefehle zu verlagern. Ich würde in der Datenbank Abfragen erstellen, die das regeln.

[Werner_RJP]

Auch wenn Du keinen Zugriff auf die originäre Datenbank hast? Da hilft dann wirklich nur der Export aus dieser DB; anschliessend folgen dann die oben beschriebenen Schritte. Und wie gehst Du dann weiter, wenn Du regelmäßig 24 verschiedene, textbasierte Hinweise/Briefe herstellen musst? Und vorher sind die Texte separat zu erstellen! Wenn Du da eine umsetzbare Lösung für einen Nicht-Dankenbänkler hast, würde ich diese gerne sofort umsetzen, vereinfacht dann meinen “Schriftwechsel”!

[RobertG]

Du hast doch eine Verbindung zu der Datenbank hergestellt. Das bedeutet, dass irgendwo eine *.odb-Datei liegt, auf die Du zugreifst. Und da gehören die Abfragen rein. Du hast die Daten als *.csv-Datei bekommen. Dann zeigst Du sie in Calc an. Calc verbindet sich aber nicht direkt mit Writer zu einem Serienbrief. Dazwischen liegt die *.odb-Datei, die den Zugriff regelt.

Besser zu filtern wären die Daten natürlich, wenn Du sie direkt in die Datenbankdatei einliest. Nur wissen die meisten gar nicht, dass so eine Datenbankdatei existiert …

[Werner_RJP]

Tja, die Datenbank (*.odb) erzeuge ich aus der csv-Datei. Alerdings reduzieren sich meine Datenbank-Kenntnisse auf dBase III, danach nie wieder an einer Datenbank selbst gearbeitet; es gab immer jemanden, der die Kenntnisse mitgebracht hatte und es deutlich besser gemacht hat. Hier enden meine Kenntnisse zu Datenbanken. Mir fehlen definitiv hier die Kenntnisse in dem Umfeld Writer<->Datenbank<->Calc. Die Beschreibungen zur Datenbank handelt dieses Thema leider nicht ab. SQL-Kenntnisse werden wohl auch gebraucht?

[RobertG]

Nicht jedes kleine bisschen erfordert schon SQL-Kenntnisse. Aber Calc kannst Du dann aus diesem Reigen raus nehmen, wenn Du direkt Base benutzt. Und einfach nachfragen, wenn etwas bei Base nicht wie gewünscht klappt, ist ja auch kein Problem.