In effetti trovo il tuo file alquanto dispersivo: dedicare un intero foglio di lavoro (1.048.576 righe per 1024 colonne) ai pochi dati di uno o due mezzi è uno “spreco informatico”, che per di più ti impedisce di utilizzare le potenzialità di Calc (dal semplice ordinamento e filtraggio dei dati alle funzioni e alle tabelle pivot) che semplificherebbero e sveltirebbero il tuo lavoro.
Consiglierei di riorganizzare il file inserendo tutti i mezzi in una tabella unica: valuta tu se ti è più comodo dedicare più colonne ai dati che ora metti nella schedina di ciascuno (revisione del mezzo, “barrato rosa”, revisione del tachigrafo, della cisterna…) oppure se ti conviene farne tabelle distinte (una per le revisioni dei veicoli, una per tutti i “barrato rosa”, una per le revisioni di strumenti o parti del mezzo). Nel primo caso avrai ovviamente più scadenze per ogni mezzo.
Per le scadenze non è necessario aggiungere 365/366 giorni (eventualmente raddoppiati o triplicati) alla data dell’ultima revisione: è più semplice e comodo utilizzare le apposite funzioni di data. Supponendo ad es. che tu abbia in D4 la più recente revisione di un mezzo, e in E4 la sua durata, scriverai nella cella dedicata alla scadenza:
=DATA(ANNO(D4)+E4;MESE(D4);GIORNO(D4))
e avrai automaticamente la data esatta della prossima revisione, senza doverti più preoccupare degli anni bisestili.
Una volta che tu abbia raggruppato tutti i mezzi in una o più tabelle, potrai semplicemente utilizzare le opzioni di ordinamento e/o di filtro sulla/e colonna/e delle scadenze, e avrai tutto sott’occhio.
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