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Como comparar dados de várias planilhas similares dentro de um mesmo arquivo?

perguntadas 2017-08-29 14:01:01 +0100

imagem do gravatar de Mestrenaza

Olá, bom dia!

Acabei de me cadastrar neste fórum relacionado à mais importante suíte de aplicativos da atualidade. Sou um usuário apenas mediano (e olhe lá! devo estar sendo otimista nesta definição, rsrs) e estou com um problema relacionado à comparação de dados em planilhas. Trata-se de um trabalho que visa a otimizar as despesas do órgão público onde trabalho.

Vou tentar ser o mais detalhado possível:

1) Em um arquivo, estou trabalhando com 3 planilhas, cada uma com diversos dados relacionados a um determinado ano. Exemplo: uma planilha com nome 2017, onde estão apresentados os dados relativos aos gastos por subelemento de despesa (para quem não é da área pública, trata-se da forma mais detalhada de aplicação de recursos públicos, considerando o Manual de Classificação da Despesa Pública, padronizado conforme STN); outra planilha com o nome 2016 contendo os mesmos itens (colunas, linhas etc); e outra planilha com o nome 2015 contendo a mesma coisa;

2) Esses gastos são apresentados conforme Unidade Gestora (secretaria, empresa estatal etc), programa de governo, ação dentro de cada programa e, finalmente, o subelemento. Sendo assim, cada planilha possui as mesmas colunas, portanto o cabeçalho é padrão, comum a todas elas;

3) Já as linhas podem ter dados diferentes entre si, considerando que um determinado órgão público pode ter comprado algum produto usando um certo subelemento de despesa em 2015 mas não o fez em 2016. E vice-versa;

4) Preciso comparar as despesas de cada planilha conforme solicitação do meu chefe. Dessa forma, se ele me perguntar "quanto cada órgão gastou com telefonia nos 3 anos", eu uso os filtros de cada uma das planilhas. Todas as 3 planilhas possuem filtros em cada coluna e que, individualmente (por planilha), me permitem separar todas as linhas (ou seja, todas as despesas por órgão);

5) No entanto, ao fazer esse tipo de pergunta, meu chefe quer o comparativo por ano. Para fazer isso, eu sempre tenho de: a) usar o mesmo filtro em cada planilha; b) copiar o resultado filtrado; c) colar o resultado em outra planilha; d) fazer toda essa sequência para cada uma das 3 planilhas. Ou seja, é um trabalho manual a ser feito para cada tipo de pergunta que meu chefe fizer.

Portanto, o que eu preciso é automatizar essa rotina, de preferência tendo uma quarta planilha (provavelmente dinâmica) que englobe os dados das outras 3 (planilhas-fonte, digamos assim) e que me permita filtrar tudo o que eu desejar saber. Pesquisei e vi que há um tipo de programa chamado ACL e que é usado para fazer esse tipo de cruzamento de informações. Mas esse programa é super caro e, cá pra nós, em se tratando de dinheiro público eu sempre priorizo o uso de ferramentas OpenSource. Por isso, conto com vocês para tentar resolver esse problema.

Desde já, agradeço imensamente a ajuda! Grande abraços a todos!

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Comentários

Para sugerir algo, precisaria de pelo menos um exemplo fictício dessa planilhas. Pois colar com vínculos pode ser uma proposta, usar tabela dinâmica ligando ao uma planilha de outro arquivo pode ser outra, usar a função somar produto, outra...

imagem do gravatar de BetoBeto ( 2017-08-29 19:46:59 +0100 )editar

Ola @Mestrenaza, considerando seu arquivo de 3 planilhas, serem todas as colunas iguais, Eu as juntaria e acrescentaria a coluna ANO, assim daria para usar diretamente a Tabela dinâmica, e com o uso do autofiltro teria as informações só do ANO desejado. E se os detalhes (linhas) são conforme "Manual de Classificação da Despesa Pública", não haverá problema em resumos.

imagem do gravatar de Gilberto SchiavinattoGilberto Schiavinatto ( 2017-08-30 01:26:20 +0100 )editar

Boa tarde! Caros @Beto e @Gilberto Schiavinatto, obrigado pelos comentários! Beto, eu posso enviar uma amostra da planilha para você, sem problemas. Só não sei como faço isso por aqui (sou novato). Quanto ao comentário do Gilberto, eu poderia, a princípio, incluir uma coluna ANO, mas eu não entendi quanto às linhas. As colunas, OK, são iguais. Mas, como eu disse, pode ocorrer de alguma despesa ter sido feita em um ano e não ter acontecido no outro ano. Posso te mandar uma amostra também?

imagem do gravatar de MestrenazaMestrenaza ( 2017-08-30 16:57:32 +0100 )editar

Ok @Mestrenaza,, pode enviar ask.libreoffice@schiavinatto.com vejo a noite. ou coloque em alguma nuvem e passe o link aqui.

imagem do gravatar de Gilberto SchiavinattoGilberto Schiavinatto ( 2017-08-30 19:11:01 +0100 )editar

Você pode usarar o dropbox , o One Drive (outlook ou hotmail), ou o google docs para compartilhar um arquivo e disponibilizar o link para download do mesmo.. Todos são gratuitos

imagem do gravatar de BetoBeto ( 2017-08-31 13:24:33 +0100 )editar

@Beto, eu enviei por e-mail para o Gilberto e, agora estou disponibilizando aqui conforme sua orientação: https://drive.google.com/open?id=0B6E...

imagem do gravatar de MestrenazaMestrenaza ( 2017-09-04 17:42:12 +0100 )editar

Ola @Mestrenaza, vi agora (05/09/17 - 21:30) que enviou o arquivo, porém não o recebi e já pesquisei no provedor e nada encontrei errado !!!!!!, mas como postou o link do arquivo no drive.google, vou dar uma olhada.

imagem do gravatar de Gilberto SchiavinattoGilberto Schiavinatto ( 2017-09-06 02:40:54 +0100 )editar

2 Respostas

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respondidas 2017-09-05 22:49:29 +0100

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Fiz uma sugestão. Tomando como ideia mil lançamentos por ano (coloquei mais uma coluna para o ano). Defini como intervalo de dados cada planilha de teu arquivo com o nome quinze, dezesseis, dezessete. Depois em um novo arquivo importei-os como dados externos (vinculados). na linha 2 coloquei o vinculo quinze, na linha 2010 coloquei o vínculo dezesseis e na linha, na linha 3030 a dezessete. e na primeira linha copiei o cabeçalho. Apliquei a Tabela dinâmica. Achei que ficou legal para comparar os dados. coloque estes dois arquivos numa mesma pasta e teste. É a minha sugestão. C:\fakepath\teste-beto.ods e o C:\fakepath\Tabela teste - Comparativo.ods

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respondidas 2017-09-06 03:17:52 +0100

  • @Mestrenaza, como disse no meu primeiro comentário, juntei as três abas e acrescentei a coluna ANO, e gerei a Tabela dinâmica.

Não sei qual o volume de dados, lançamentos por ano (linhas), mas prefiro trabalhar somente com um arquivo quando possível, já montei Tabelas dinâmicas com quase 40 mil linhas e 12 colunas e não tive problemas.

Dei uma limpada no arquivo, veja aba Observações.

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