Envelop met samenvoegadres

[Abonnee]

Ik probeer mijn Calc-adressenbestand rechtstreeks op enveloppen af te drukken. Moet kunnen, zeggen ze in de handleiding…
Hiervoor maak ik een samenvoeg-document aan (“mail merge”) met de volgende stappen.
1. In Writer kies ik voor ‘Bestand’ – ‘Assistenten’ – ‘Gegevensbron voor adressen…’
2. Nadat het bronbestand voor de adressen is geselecteerd en verbonden met dit document, ga ik de envelop definiëren:
3. In Writer kies ik ‘Invoegen’ - ‘Envelop…’
4. Op het tabblad ‘Envelop’ geef ik de velden op die bij de adressering gebruikt moeten worden en zet ze met het pijltje in het venster links.
5. Op het tabblad Opmaak geef ik vervolgens de afmetingen van de envelop op:
a. Eerst hoeveel cm. het adres vanaf links en vanaf boven afgedrukt moet worden
b. Daarna hetzelfde voor de afzender, maar omdat ik die uitgevinkt had op het eerste tabblad, maakt het niet uit wat ik hier instel.
c. Voor zowel de geadresseerde als de afzender, kan ik op ‘Bewerken’ klikken naast ‘Opmaak’. Hiermee kunnen lettertype- en en alinea-instellingen worden opgegeven. Het staat allemaal standaard ingesteld, dus ik laat het zo.
d. Ten slotte wordt de grootte van de envelop opgegeven, de breedte en de hoogte. Pas op: zodra de hoogte groter wordt dan de breedte, worden de maten omgewisseld. Dat heeft consequenties voor de manier waarop de envelop in de printer wordt ingevoerd en dus ook de afdrukrichting.
6. Op het tabblad ‘Printer’ wordt aangegeven hoe de envelop in de printer gaat. Horizontaal of vertikaal (90° gedraaid) en voor beide links, midden of rechts van de invoer. Ik voer de envelopppen handmatig in en dat kan alleen gecentreerd door de beide geleiders op de breedte van de envelop te schuiven en kies dus voor ‘midden’.
7. Hieronder moet worden gekozen tussen: van bovenaan of van onderaf afdrukken. Daaronder kan nog een verschuiving naar rechts en naar onderen worden opgegeven.
8. Tenslotte kan bij de instellingen van ‘Huidige printer’ nog een andere printer worden geselecteerd.
9. Klik nu op ‘Nieuw Document’ en de template voor het afdrukken van de enveloppen van de opgegeven afmetingen is klaar. Dit kan nu worden opgeslagen, want het kan als template dienen die bij volgende afdrukrondes veel tijd bespaart.

Nu alles is ingesteld kan worden afgedrukt. Wanneer ik op ‘Bestand’ – ‘Afdrukken’ klik, ziet Writer dat ik een database gekoppeld heb en vraagt derhalve of ik een standaardbrief wil afdrukken. Ik werd hierdoor op het verkeerde been gezet, totdat ik begreep dat ‘standaardbrief’ mijn samenvoegbestand betreft, in mijn geval de enveloppen met adressen.
Ik kies dus voor ‘Ja’.

Dan kan ik uit de gekoppelde database (het eerder opgegeven Calc-adressenbestand) de gewenste records selecteren, of alles.
De uitvoer kan vervolgens rechtstreeks naar de printer of naar een bestand worden gestuurd.
Ik verwijder de papierlade en schuif een envelop in de handinvoer, totdat de printer die aanpakt. Verwachtingsvol druk ik op ‘ok’.

En dan gaat het mis.

Ik maak steeds een mal door gewoon papier op de maat van mijn envelop te knippen. Gelukkig maar, want anders kost het heel veel enveloppen…
Wat ik ook instel: er wordt niets afgedrukt, of alleen linksboven het rechterdeel van mijn adresblokje.

Ook de handleidingen heb ik nageplozen en tot de letter gevolgd. Ik heb versie 25.8.3.2 en heb dus de Engelstalige handleiding 25.2 gebruikt.

Het vreemde is ook dat bij instellingen zoals in stap 7 hierboven worden opgegeven, niet worden weergegeven in de afbeelding van de envelop met adres zoals je dat op tabblad ‘Envelop’ en ‘Opmaak’ mee ziet wijzigen met de instellingen daar (zie stap 4 en 5 hierboven).

Wat gaat er mis?
Wat doe ik niet goed?
Hoe kan ik de adressen vanuit mijn Calc-bestand eenvoudig afdrukken op de handmatig in te voeren enveloppen?
Waarom is het lettertype en -grootte veel kleiner en anders dan in beide bestanden?

Ik zou graag vernemen wat meer deskundige gebruikers van Libreoffice hiervan weten.

[RPG]

Voorlopig heb ik nog geen idee wat de beste oplossing is voor jou. Ik zou niet alles in een keer instellen maar mogelijk vaker testen.

Stop eens gewoon een heel blad papier in de printer. Misschien wil afdrukken naar een bestand ook helpen. Het doel is om te zien wat afgedrukt wordt buiten het opmaat geknipt stukje papier of in het bestand.
Ik heb weinig gewerkt met wat je nu doet.

[Abonnee]

Hallo RPG,
Dank voor de reactie. Je suggesties heb ik ook al geprobeerd. Ik heb volgens mij heel veel (alle?) combinaties en instellingen getest. In elk geval meer dan ik kan beschrijven. Uiteindelijk gaat het erom dat ik de handleidingen en instructie precies volg, omdat het precies beschrijft wat ik ook wil doen. Helaas blijkt dat dus niet te werken. Het kan zijn dat ik iets fout doe, maar het kan ook zijn dat er meer is om rekening mee te houden. En als het op een andere manier wél zou lukken, begrijp ik niet waarom het niet werkt op de door de deskundigen beschreven manier.

[RPG]

@Abonnee

Wat ik ook instel: er wordt niets afgedrukt, of alleen linksboven het rechterdeel van mijn adresblokje.

Dit stukje van de post was wel het belangrijkste deel. De reden is er wordt wel wat afgedrukt. Zelf heb ik geoefend zonder dat ik een adresboek verbonden heb met een geregistreerde database. Wanneer ik zo werk moet ik de veldnamen uit de database gebruiken.

Het staat mij bij dat wanneer je een adresboek instelt je ook de velden van het adresboek moet verbinden met de velden van de gegevensbron. Als dit niet gedaan is kun je het waarschijnlijk later doen met:
menu–> Extra → bron adresboek.

Dit is echt een onderdeel van professioneel gebruiken en ik ben daar ook niet echt van op de hoogte. Ik heb er een aantal jaren geleden wel wat meegeoefend maar nu niet.

[Abonnee]

Nou, het is gelukt!
Niet met de mogelijkheden die LibreOffice daarvoor aanbiedt. Wél met een simpele workaround.
RPG gaf ook als tip om een heel A4 eens te gebruiken. Daarover doordenkend en overwegende dat bij het afdrukken van een envelop alleen de afmetingen van het medium anders zijn, heb ik het volgende gedaan.

1. In Writer gekozen voor 'Extra' – 'Assistent brief'.
2. De vijf stappen in deze assistent gevolgd om mijn adressenbestand te koppelen.
3. In stap 3 het adresblok invoegen en de juiste velden koppelen. Ook geef ik hier aan dat lege regels onderdrukt moeten worden.
4. In stap 4 schakel ik de aanhef uit, want ik ga niet echt een brief maken.
5. In stap 5 doe ik het volgende: 
    a) ik leg een envelop op een A4, tegen de bovenrand aan. De linker en rechtermarge houd ik gelijk. De envelop ligt dus boven aangelijnd en precies in het midden van het A4.
    b) Dan meet ik waar het adres moet beginnen vanaf de bovenrand en vanaf de linkerrand van het A4.
    c) De maat van de bovenrand geef ik op bij 'Van boven'.
    d) 'Op tekstblok uitlijnen' vink ik uit.
    e) De maat van de linkermarge geef ik op bij 'Van links'.
6. Dan klik ik op 'Voltooien'.
7. Dan ga ik afdrukken naar een (PDF-) bestand. Je krijgt nu de mogelijkheid om de records te selecteren die in de afdruk worden opgenomen. Ik kies hier de adressen die allemaal op de envelop met deze afmetingen moeten worden afgedrukt (hiervoor heb ik in het adressenbestand een kolom waarin ik dat vooraf heb bepaald en daarop heb gesorteerd).
8. Bij afdrukken naar een PDF geef ik aan dat alleen de oneven pagina's moeten worden afgedrukt, want om voor mij nog steeds onbekende reden wordt er na elk adres (= pagina) een blanko pagina 'afgedrukt'. 
9. Nadat ik de papierlade uit de printer heb gehaald en de handinvoer heb geopend, open ik het 'afgedrukte' PDF-bestand, klik op afdrukken en kies de juiste printer.
10. Nu leg ik de eerste envelop met de juiste zijde boven (eerst uitgezocht met gewoon papier!) in de handinvoer en het eerste adres wordt nu op de envelop afgedrukt.
11. Zo voer ik handmatig alle enveloppen van deze maat in en na elke envelop piept de printer dat de papierlade leeg is. Hierdoor heb ik de tijd om de volgende envelop zorgvuldig recht in te voeren.

Lijkt ingewikkeld, maar het is werkelijk eenvoudig, als je het eenmaal uitgezocht hebt.

Resten voor mij nog de volgende vragen:

1. Waarom biedt LibreOffice een mogelijkheid ('Invoegen' – 'Envelop') die niet werkt? 

Als je daar de stappen volgt is dat helder en logisch. Fantastisch als het zou werken, maar dat doet het dus niet.
2. Waarom is bij de ‘Invoegen’ – ‘Envelop’ menu-optie het eerste tabblad ‘Envelop’. Dat zou m.i. ‘Adresblok’ o.i.d. moeten zijn. Overigens zou het fijn zijn als er uit een lijst met enveloppen gekozen zou kunnen worden (bijv. EA6, C6, EA5/6, C5, enz.). Dan is het formaat van de envelop meteen duidelijk en hoeft alleen nog worden aangegeven of die recht of een kwartslag gedraaid wordt geprint. Natuurlijk moet wel de mogelijkheid om afwijkende afmetingen op te kunnen geven blijven bestaan.

Het zijn retorische vragen, maar mocht dit gelezen worden door een ontwikkelaar, kun je er misschien iets mee doen.

[RPG]

Ik ben niet eerder in de gelegenheid geweest om te antwoorden. Ik had in tussentijd geen toegang tot mijn computer vandaar dit wat verlate commentaar.

Ik denk dat de meeste problemen komen doordat dit mogelijk de eerste kennis making is met een meer gecompliceerd document. Ook wil ik aangeven dat ik alleen kennis heb van dit onderwerp door enkele oefeningen. Het doel van de gehele mailmerge is naar mijn idee bedrijfmatig.

Opmaak

Uit kleine testjes blijk dat nadat ik een envelop heb ingevoegd met de assistent ik wel de pagina moet opmaken. Ik moet speciaal de toegepaste paginastijl in “stijlen en opmaak” selecteren en aanpassen aan wat noodzakelijk is. En dat is waarschijnlijk weer afhankelijk van wat de printer instellingen zijn.

Afmetingen Enveloppe

Bij de pagina instelling voor een enveloppe heb ik ook naar mijn idee de keuze voor afmetingen van standaard enveloppen.

Etiketten

Wanneer het geheel niet bedrijfsmatig gebruikt zou ik waarschijnlijk kiezen voor het maken van etiketten en die op een enveloppe plakken in plaats van het direct printen op een enveloppe. Als het wel bedrijfsmatig gebruikt wordt zou ik langzaam toe werken naar het gewenste van printer op een enveloppe. Je merkt dat je veel stappen moet leren die niet direct te maken hebben met het maken van een enveloppe.

Frames

De enveloppe assistent voegt naast de gewenste gegevens ook nog frames in. De frames laten zich het best zien en selecteren wanneer je met de navigator gaat werken

Algemene indruk

Ik heb op diverse plaatsen reeds aangegeven dat het in het geheel echt nog al wat kennis verwacht. Ik ben niet instaat om die vereiste kennis mooi te tonen maar hopelijk wordt het toch duidelijk dat het wel redelijk tot goed werkt mits er voldoende vaardigheid is.