Bonjour 
je m’explique : j’ai un ensemble de documents au format odt.
Je souhaiterai obtenir ces documents sous un même formatage de données
afin d’obtenir une présentation uniforme, claire.
J’imagine que je dois tout d’abord créeer un style, mais alors comment ?
Et appliquer ce style à chaque document, mais le nombre de document étant important
je ne peux pas le faire à la main.
Merci de vos retours.
Il est évident que se lancer dans pareille entreprise après coup est extrêmement fastidieux, mais il faut le faire une bonne fois.
Il y a deux aspects à la question: la présentation et le marquage des documents.
#Marquage des documents
C’est le plus important
Chaque paragraphe que vous écrivez a un rôle: un titre ou intertitre, le corps du discours, un commentaire, une explication, une note, un élément de liste. Chacun de ces rôles est explicité par l’usage d’un style de paragraphe. Witer fournit déjà un certain nombre de styles pertinents tels que Corps de texte, Titre n, Note de bas de page, Contenu de table, Puce x et Numérotation y pour ne citer qu’eux.
En général, un document bien organisé n’a pas besoin de plus d’une dizaine de styles.*
De même, à l’intérieur des paragraphes, certains mots ont besoin d’être mis en évidence. Pour cela vous avez les styles de caractère, comme Accentuation, Accentuation forte, Citation, etc.
Enfin, l’organisation des pages est décrit par un style de page: Style par défaut est le plus utilisé, mais vous avez aussi Paysage, Première page (pour la couverture), Page droite et Page gauche, etc.
Vous noterez que ces nom de style ne présument en rien de leur apparence. Par exemple, Accentuation peut être italique, gras ou rouge sans que ça remette en cause le fait que vous vouliez attirer l’attention sur ce mot.
Durant l’étape de marquage, ne vous préoccupez pas de l’apparence des styles. Il suffit que vous puissiez voir que ce n’est pas la même chose que ce qu’il y a à côté. Le principal est de bien indiquer la structure de votre texte. C’est en quelque sorte un méta-niveau sémantique.
L’élément fondamental est que les styles aient bien les mêmes noms dans tous vos documents.
Un autre facteur de succès est de proscrire absolument tout formatage direct, c’est-à-dire l’emploi des boutons (ou de leurs équivalents clavier) pour mettre en gras, italique, déplacer les tabulations ou les marges, … car ces actions sont hors styles et viennent “cacher” les propriétés des styles (vous vous étonnerez alors qu’une modification de style ne soit pas effective). Les seules exceptions tolérables sont des sauts de pages manuels pour forcer un changement de style de page (si ce ne peut pas être fait par un style de paragraphe) ou la réinitialisation du compteur de liste numérotée.
Également, une fois que vous avez défini l’ensemble des styles nécessaires, interdisez-vous de créer de nouveaux styles dans les documents. En dehors de votre liste, point de salut. Seule une modification centralisée est admise.
#Modèle personnalisé
Votre charte graphique (la liste “officielle” des styles) est rassemblée dans un modèle de document d’extension .ott. Créez-le comme vous le feriez pour un document ordinaire. Son principal objectif est de constituer un dictionnaire des styles, mais il peut avoir un contenu qui sera transmis à tous les nouveaux documents créés à partir de lui. Je pense à un canevas comportant une page de couverture, une page d’information de publication (mises à jour, droit de propriété, …), une table des matières (vide), un premier chapitre (vide) un index (vide) et éventuellement une annexe vide. L’idée de l’ensemble est de fournir un document pré-structuré que vous n’aurez pas à reconstruire. Il est plus facile de supprimer des parties inutiles que d’intégrer harmonieusement une nouvelle partie à composer à partir des styles.
C’est dans le modèle que vous définissez les caractéristiques graphiques de vos styles. C’est uniquement dans ce modèle que vous effectuez les modification de style.
Sauvegarder ce modèle à la fois comme document de travail (pour mise à jour ultérieure) et comme modèle intégré à LO avec Fichier>Modèles>Sauvegarder comme modèle. Vous pouvez même le désigner comme votre modèle par défaut.
#Intégration des documents existants
Installer l’extension DocumentTemplateChanger. Elle vous permettra de rattacher vos documents à votre modèle.
Ouvrez vos documents un par un puis effectuez l’opération avec Fichier>Modèles et les articles ajoutés par l’extension. Notez que l’extension installe aussi des rubriques d’aide spécifique (probablement uniquement en anglais).
Vous pouvez marquer vos documents avant ou après le rattachement au modèle, peu importe. Je vous conseille de détruire les styles utilisateurs autres que ceux du modèle une fois qu’ils ne servent plus à rien pour éviter de charger le panneau latéral des styles. Vous ne pouvez pas détruire sans avertissement un style en usage, donc l’opération est sûre, ce qui est un signe que vous avez oublier un élément au cours du marquage. Il ne doit vous rester dans le panneau latéral que les styles d’usine et ceux du modèle.
#Nouveau document
Fichier>Nouveau>Modèles
Ceci rattache automatiquement le nouveau document au modèle. Tous les styles du modèle sont disponible. Vous avez même un contenu par défaut si le modèle en contenait un.
#Mise à jour du modèle
Soit Fichier>Nouveau>Modèles, soit Fichier>Modèles>Ouvrir comme modèle
Dans le dernier cas, méfiez-vous, j’ai vu ma copie de travail disparaître dans certains cas (je n’ai pas approfondi pour déterminer les circonstances exactes); je recommande plutôt la première méthode qui permet une gestion fine de la copie de travail (avec numéro de version dans le nom du fichier).
Quand c’est fait, Fichier>Modèles>Sauvegarder comme modèle.
La prochaine fois que vous ouvrez un fichier associé à ce modèle, Writer vous demandera si vous souhaitez mettre les styles à jour. Si oui, la présentation est actualisée comme par magie. Il ne reste qu’à sauvegarder le fichier.
#Conclusion
Si vos documents n’ont pas été soigneusement préparés avec des styles (ce que j’appelle le “marquage”), vous n’avez pas d’autre choix que de prendre votre courage à au moins quatre mains et de vous atteler à la tâche de révision de votre prose.
Si vos documents ont déjà des styles sans formatage direct, avec la plupart des noms de style en commun, la création d’un modèle devrait couvrir une bonne partie du travail, mais il vous restera à traiter manuellement les divergences.
À la fin, toutes les règles de présentation se trouvent dans le modèle. Une modification à celui-ci et tous vos documents changent d’aspect.
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