Wir wollen mit einer Datenbank verwalten: eingegangene Zahlungen unserer Mitglieder, Fälligkeiten der nächsten Zahlungen. Damit wollen wir Fälligkeitslisten erstellen und Zahlungserinnerungen mittels E-Mail versenden, falls möglich weitgehend automatisch.
Um Fälligkeitslisten erstellen zu können, müssen wir eingegangene Zahlungen und Fälligkeiten der nächsten Zahlungen eingeben (manuell oder automatisch, siehe unten).
Falls das ohne zu großen Aufwand möglich ist, wollen wir die geleisteten Zahlungen aus einem von unserer Bank bereitgestellten CSV-File (Umsatzliste) in die Datenbank automatisch einlesen können.
Vor einigen Jahren haben wir eine ähnliche Datenbank mit ACCESS 2010 erstellt. Diese kann die Werte aus den CSV-Files der Bank nicht automatisch einlesen. Daher müssen wir eingegangene Zahlungen und Fälligkeiten der nächsten Zahlung manuell eingeben, damit die Datenbank Fälligkeitslisten erstellen kann.
Da wir nicht auf allen unseren Computern MS ACCESS installiert haben, wollen wir die neue Datenbank mit Libre Office Base erstellen und besonders nutzerfreundlich gestalten.
Den Datenbank-File wollen wir hochladen nach OneDrive, damit er von jedem Computer bearbeitet werden kann (natürlich jeweils nur von einem Computer zur selben Zeit).
Bitte um Antworten:
(1) Wo finden wir Beispiele und Tipps (Tutorials, etc.) zu solchen Datenbanken (Deutsch, English, Spanish, Französisch ist OK)?
(2) Kann man den von Base erstellten Datenbank-File nach OneDrive (for Business) hochladen oder sabotiert Microsofts OneDrive mit Libre Office erstellte Files, besonders Base-Files?
(3) Falls Microsofts OneDrive keine Base-Files unterstützt: Wie funzt das in Google Drive?
(4) Was ist allenfalls noch zu beachten?
Danke
Wäre wahrscheinlich einfacher als Calc-Datei mit vier Spalten “Name (wie in Bankliste - oder Kontonummer des Absenders oder sonst einen Identifier, der in der CVS-Datei gut identifiziert werden kann)”, “Zahlbetrag”, “nächste Fälligkeit, Mailadresse” mit der Liste aller zahlungspflichtigen Personen.
Dazu ein Makro, das den CVS-File der Bankbuchungen zeilenweise einliest und für alle darin gefundenen Personen mit korrektem Zahlbetrag den Fälligkeitstermin um einen hochsetzt (also auf den darauf folgenden Fälligkeitstermin).
ggf. noch Error-Handling, wenn der Betrag abweicht (fünfte Spalte mit der sich ergebenden Differenz für ein ebenfalls automatisiertes , aber anderes Schreiben).
Nach dem Makrolauf die Erinnerungen per Serienbrief/-Mail-Funktion mit der Calc-Datei als Steuerdatei auslösen; die Bedingung ist in etwa “Wenn (<nächste Fälligkeit> ist kleiner als Heute+30 Tage); Mail schicken, sonst überspringen” - sollte damit vollautomatisch gehen.
OneDrive sollte kein Problem sein - Versuch macht kluch :-).
Der Befehl “Von Server öffnen…” im Datei-Menü ist Dein Freund.
Hallo Uwe
vielen Dank für deinen kreativen Vorschlag. Wir denken anscheinend zu kompliziert, vielleicht weil wir früher mit einer ACCESS-Datenbank gearbeitet haben, als wir noch Teile unserer Einnahmen an einen Partnerverein weitergeben mussten. Die potentiell zeitaufwändige Evidenzhaltung, welche Teile der Einnahmen bereits an den Partner weitergegeben waren, welche nicht, welche Entgelte uns noch nicht überwiesen wurden, etc. machten wir mit einer ACCESS-Datenbank.
Daher dachten wir auch für die nun einfachere Problemstellung an eine Datenbank; in Base, weil nicht alle von uns ACCESS installieren wollen.
Wir haben nun LO Base installiert und könnten eine Datenbank erstellen, danach den Datenbank-File in der Cloud (Google Drive oder OneDrive von Microsoft) abspeichern, so dass mehrere (natürlich immer nur einer zur selben Zeit), die auch Base installiert haben, damit arbeiten können.
Kreativ ist dein Tipp, „Dazu ein Makro, das den CVS-File der Bankbuchungen zeilenweise einliest…“, d.h. die CSV-Files der Bank automatisch auszulesen.
Leider hat noch keiner von uns mit Makros gearbeitet.
Bitte empfehle uns eine Quelle, wo wir uns informieren können über Makros (Deutsch und English ist OK).
Danke