Hallo beeieinander!
Zweimal jährlich mache ich ein Rundschreiben, das neben Adressfeldern auch individuelle Daten aus einer Calc-Tabelle enthält (daher kann ich die normale Serienbrief-Funktion nicht verwenden). Und jedesmal bin ich erst verzweifelt, weil das Datenbank-Konzept von LO doch etwas ungewöhnlich ist und dann nach 2-3 Stunden rumprobieren bin ich fasziniert, wie leistungsstark das alles ist.
Konkret: Wenn ich den Brief vom letzten mal aufrufe und versuche die neue Calc-Tabelle zu verbinden, klappt das nicht auf Anhieb. Oft muss ich den Rechner (Suse Tumbleweed) neu starten, oft muss ich den Serienbrief Assistenten durchlaufen lassen, jedenfalls bin ich nicht sicher, was der zielführende Kniff war, dass es endlich funktioniert.
Dann speichere ich den ganzen Brief ab und gehe schlafen. Am nächsten Morgen muss ich einen Datensatz ändern in der Calc-Tabelle (z.B. Adressänderung) und will den Brief nochmal drucken, da ist die Datenbank-Verbindung verloren. Jetzt lasse ich wieder den Assistenten durchlaufen, inzwischen sind mehrere Datenbanken mit gleichem Inhalt vorhanden, funktionieren aber nicht, ich muss eine neue Verbindung generieren, dann klappts wunderbar.
Ist das ein Bug, oder bin ich blöd?
Martin
Ich habe das nie mit dem Assistenten versucht. Hier der Weg, den ich gehen würde, wenn die Daten in Calc sind:
- Datei → Neu → Datenbank
- Verbindung zu einer besetehenden Datenbank herstellen → Tabellendokument
- Durchsuchen → Calc-Datei auswählen
- Datenbank anmelden und speichern.
Diese Schritte dürftest Du schon alle durch haben. Da der in LibreOffice registrierte Name nicht mehrmals vergeben werden darf hast Du vermutlich gleich mehrere solcher Datenbankverbindungen.
Der häufigste Fehler, der beim Assistenten passiert: Der Nutzer / die Nutzerin weiß nicht, dass so eine Datenbankdatei überhaupt existiert. Für ihn/sie ist die Calc-Tabelle die Datenbank und Writer greift darauf zu. Deswegen werden oft Datenbankdateien einfach gelöscht, verschoben usw. Dadurch wird die Verbindung dann unterbrochen.
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Ist die Datenbankdatei angemeldet, dann starte ich im Writer Ansicht → Datenquellen. Ich suche die Tabelle, die ich haben möchte und lasse sie anzeigen. Dann klicke ich mit der linken Maustaste auf den Tabellenkopf (Feldbezeichnung) und ziehe das Feld in das Dokument. Im Dokument erscheint jetzt in grau <Feldname>. Das ist dann das erste Feld für meinen Serienbrief.
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Starte ich jetzt die Druckfunktion, so werde ich gefragt
“Das Dokument enthält Adressdatenbank-Felder. Soll ein Serienbrief gedruckt werden?”
und der Serienbriefdruck beginnt.
Möglicherweise löscht irgendwas oder irgendwer das Datenbankdokument. Es ist eine Datei mit Dateiendung .odb. Dieses Datenbankdokument ist unter Extras>Optionen>Base>Datenbanken registriert, damit es u.a. für Serienbriefe zur Verfügung steht.
In Writer und Calc öffnet Strg+Umschalt+F4 das Datenquellenfenster mit den registrierten Datenbanken, deren Tabellen und Abfragen, Vorschau auf die Daten und ein paar Werkzeugen auf einer Symbolleiste.
Calc-Tabellen als Datenbanken haben auch den Nachteil, dass man nach jeder Änderung in der Tabellenkalkulation LibreOffice einmal komplett beenden und neu starten muss, bevor sich die Änderungen im Serienbrief manifestieren.
Richtige Datenbanken sind schwieriger zu erstellen, aber viel einfacher zu benutzen als Daten in Zellbereichen einer Tabellenkalkulation.
Ohne klare Beschreibung (wörtliche Fehlermeldung) ist nicht zu beantworten, wo die Kette von Verknüpfungen gebrochen ist, aber ich hab da mal was vorbereitet. Ist nur ein Entwurf.
MailMerge_DE.odg (116.0 KB)
Vielen Dank für Euere Antworten. Ich möchte das mal konkretisieren:
Heute habe ich in der Tabelle eine Adresse geändert und rufe wieder die Briefdatei auf. Die Feldnamen sind in <> eingeblendet, am Datensatzzähler steht -1. Die Buttons vorwärts und rückwärts sind funktionslos.
@villeroy Es wurde nix gelöscht, mir ist die Wichtigkeit der .ODB schon klar. Fehlermeldungen gibt es keine. Die Grafik werde ich mal durcharbeiten, vielen Dank!
Vorgehensweise von RobertG:
Ich gehe auf Datei/Neu/Datenbank/ Verbindung zu einer besetehenden Datenbank herstellen → Tabellendokument- (“Durchsuchen” gibts hier nicht) ich nehme "Vor"→ Neues Fenster [Verbindung …einrichten], hier “Durchsuchen” und wähle meine Calc-Datei und “Vor”
X “Ja …anmelden” / nicht zum Bearbeiten öffnen, Fertigstellen. Neues Fenster, Name vergeben und speichern.
Ich bin dann wieder im Seriendokument und es hat sich nix geändert.
Jetzt rufe ich den Assi auf und wähle Datenbank austauschen: Die DB von gestern ist als “Verwendete DB” und als “Verfügbare DB” aufgelistet, hat aber keine Daten (läßt sich nicht expandieren). Die neue DB hat Daten drin, die wähle ich.
Dann wähle ich “Aktuelles Dok verwenden” und “vor”, “vor” , “fertigstellen” und siehe da: der Zähler steht auf 1 und der Vor-Button funktioniert und ich kann die den Brief mit den geänderten Daten drucken, ohne LO neu gestartet zu haben.
Das funktioniert ja wunderbar, aber das kann doch nicht der Weg sein!
Martin
Öffne das Datenbankdokument, das keine Daten enthält.
Die Statusleiste zeigt an, mit welchem Tabellendokument das Datenbankdokument verbunden ist.
Unter Menü:Bearbeiten>Datenbank>Eigenschaften… kann man ein verlorenes Tabellendokument neu verbinden.
Ein Datenbankdokument enthält nur dann Daten, wenn eine richtige Datenbank in dem Dokument eingebettet ist; mit HSQL oder Firebird ist das möglich.
Deine Daten sind in dem Tabellendokument und nicht in dem Datenbankdokument. Das Datenbankdokument interpretiert Tabellenblätter und Datenbankbereiche (Calc-Menü:Daten>Bereich festlegen…) als wären es Datenbanktabellen (was sie selbstverständlich gar nicht sein können).